内容証明
【どんな時に内容証明郵便を利用するのか？】
重要な内容で、相手に確実に自分の意思を伝えたい時に、内容証明郵便を利用します。
債権譲渡の通知や契約を解除する時、時効を中断する時等が代表的な例です。うまく書けない場合や、書いた内容に不安がある時には、ぜひお近くの行政書士へご相談ください。
【内容証明郵便を出すことの効果】
「どのような内容の文書を、誰に出したのかを郵便局が証明してくれる」
これが内容証明郵便の役割です。郵便局という第三者が文書の内容を証明してくれるので、証拠として裁判でもよく登場します。 内容証明郵便のその他の効果として、相手への心理的圧力が挙げられます。格式ばった文書を受け取れば、普通郵便を受け取る時よりも、事の重大さを認識します。そのため、内容証明郵便を出す時には、相手への影響やその内容証明郵便が相手の証拠ともなることを十分考慮して出す必要があります。
【内容証明郵便の書式】
用紙に指定はなく、手書きやパソコンでも作成できますが、以下の注意事項があります。
- 枚数には制限がない。横書き・縦書きともに１行２０字以内、１枚２６行以内で書く。横書きの場合には、１行１３字以内、１枚４０行以内、または１行２６字以内、１枚２０行以内でも構わない。
- 使用できる文字は、１）ひらがな、カタカナ、漢字、数字（算用数字、漢数字）。２）英字は、氏名・会社名・地名・商品名等の固有名詞だけ。３）句読点や記号。
※句読点や記号は、１個１文字とするが、カッコは左右（縦書きの場合は上下）合わせて１文字とするなど、字数の計算方法には細かい決まりがあるので注意をする。
- 内容証明郵便が２枚以上となった場合には、ホチキス等で綴じ、前後のページのつなぎ目に契印をする。
- 文字を間違えたときには、間違えた個所を二重線で消し、追加する場合にはその上に記載する。その字数および箇所を近くの欄外または末尾の余白に「何行目、何字訂正、何字削除または何字加入」と書き、差出人の印を押す（差出人が複数人いる場合には、全員の印）。（例：「４行目、１字訂正 (印)」）また、訂正や削除をした元の文字は、明らかに読むことが出来るように字体を残さなければならない。
- 内容証明郵便の文頭または文末に、差出人と受取人の住所氏名を書く。
- 封筒の表には、受取人の住所氏名、裏には差出人の住所氏名を書く。
内容証明郵便に書かれた住所氏名と同じでなければならない。
【郵便局での内容証明郵便の出し方】
郵便局には、①内容証明文書１通（受取人へ送付するもの）②①の謄本２通（差出人および郵便局が保管するもの、コピー可）③差出人と受取人の住所氏名が書かれた封筒 １通 ④差出人の印鑑（修正の時に必要となる） ⑤郵便料金
郵便局で封をするので、自分で封をしないように注意しましょう。
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